Помощник/ассистент руководителя, Ассистент менеджера ВЭД, Делопроизводитель — Москва, 12 лет опыта

Российская компания • Логистика, склад, ВЭД • 0 мес.

• •• Координировала оперативную деловую коммуникацию с клиентами и партнёрами. Оптимизировала документооборот и отчётность по логистическим перевозкам, контролировала реализацию поручений руководства. Наладила взаимодействие с транспортными операторами и финансовым блоком, оформляла первичную учётную документацию в цифровой среде. Регистрировала почтовые потоки, обеспечивая прозрачность и управляемость логистических процессов.

Российская компания • E-commerce и ритейл • 2 мес.

• •• Управляла товарными запасами: инициировала и контролировала распределение продукции между распределительным центром и торговыми точками. Обеспечивала эффективную координацию между логистическим узлом и ритейл-объектами, вела переговоры с контрагентами. Оформляла первичные учётные документы в электронном виде, согласовывала бухгалтерскую отчётность с финансовым отделом. Контролировала выполнение директивных задач, обеспечивая бесперебойное участие в тендерных процедурах.

Российская компания • Логистика, склад, ВЭД • 4 мес.

• •• Обработала и систематизировала архивные документы, обеспечивала приём, регистрацию в 1С и сохранность документов от подразделений компании. • Проводила экспертизу ценности документов: отбор, упорядочивание, комплектование дел. • Создала электронную справочную базу архива для быстрого поиска информации. • Разрабатывала описи дел постоянного и временного хранения, готовила акты об уничтожении документов с истёкшими сроками хранения. • Контролировала доступ к конфиденциальным документам, обеспечивала хранение и архивирование бухгалтерской документации. • Вела учёт трудовых книжек, подсчёт трудового стажа, готовила кадровые справки, взаимодействовала с бухгалтерией и службами доставки.

Российская компания • Лесная промышленность • 3 мес.

• •• Организовала полный цикл документооборота, предоставляла отчётность руководству. • Оформляла первичные учётные документы и сопроводительную документацию на продажу товаров и услуг. • Организовывала командировки: бронировала отели, билеты, оформляла визы и страховые полисы. • Подготавливала встречи, переговоры и совещания, обеспечивала приём гостей и посетителей руководителя. • Обрабатывала входящие звонки и корреспонденцию, вела деловую переписку. • Обеспечивала хозяйственную деятельность офиса: закупку продуктов, техники и инвентаря, организацию мероприятий и поздравлений сотрудников. • Вела учёт рабочего времени, взаимодействовала с логистическими службами и производственными площадками, обрабатывала заявки на перевозку груза и формировала реестры отправленных документов.

Некоммерческая организация • Услуги для бизнеса • 8 мес.

• •• Обеспечивала полный цикл документооборота, обрабатывая входящую и исходящую корреспонденцию, а также готовя письма и ответы на обращения. • Выполняла письменный и устный перевод для обеспечения коммуникации с партнёрами на совещаниях и переговорах. • Организовывала встречи и сопровождала делегации иностранных партнёров. • Готовила презентационные материалы на нескольких языках. • Контролировала расходование подотчётных средств, взаимодействуя с внешними подрядчиками и сервисами.

Государственная компания • Государственная служба • 10 лет 5 мес.

• •• Обеспечивала эффективную работу руководителя в ведомственной структуре на протяжении длительного периода. • Управляла рабочим графиком, планируя встречи, совещания и командировки, а также организуя приём делегаций. • Обеспечивала полный цикл документооборота, включая подготовку проектов договоров, распоряжений и соглашений, регистрацию и архивацию документов. • Работала с документами ограниченного доступа, гарантируя полную конфиденциальность информации. • Контролировала исполнение поручений руководства, взаимодействуя с профильными ведомствами и логистическими службами. • Участвовала в переговорах с иностранными партнёрами, готовила проекты ответов на официальные обращения.